30 jaar sportief onderweg
Privacy-beleid HeCo-GVB
Inleiding
DoelstellingHeCo-GVB is een informele sportclub met als doelstelling het bevorderen van buitensporten door GVB-medewerkers, in het bijzonder: fietsen, hardlopen en wandelen.
Leden
Organisatie
HeCo-GVB kent geen formele organisatiestructuur.
Bekostiging
Uitgaven van HeCo-GVB worden gedekt door:
Activiteiten
Om deze doelstelling te bereiken, ontplooit HeCo-GVB drie typen activiteiten:
Ad 1.
Jaarlijks worden lijsten opgesteld met sportevenementen waar de leden aan kunnen deelnemen. Dit betreft sportevenementen door derden georganiseerd. HeCo-GVB faciliteert door voor elk evenement van de lijst een starttijd en startlocatie en eventueel een verzameltijd en -locatie af te spreken. De leden regel zelf hun inschrijving voor het sportevenement.
Incidenteel schrijft de club een aantal leden centraal en/of als groep in, nadat deze leden aan de club-coach te kennen hebben gegeven deel te willen gaan nemen aan het betreffende sportevenement. Voorbeelden hiervan zijn fietstoertochten met een deelnemerslimiet.
Ad 2.
De deelname aan door derden georganiseerde sportevenementen vinden meestal in de weekenden plaats.
Om ook de GVB medewerkers met weekeind-diensten te ondersteunen in hun sportbeleving, organiseert HeCo-GVB circa 20 fietstoertochten uitsluitend voor leden en donateur-leden. Deze tochten worden samen (in groepsvorm) gereden.
Ad 3.
De activiteiten om de binding met de club en met de andere clubleden te bevorderen, omvatten:
Persoonsgegevens binnen HeCo-GVB
HeCo-GVB gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. De club houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
HeCo-GVB is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit Privacybeleid , of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van clubleden
Persoonsgegevens van clubleden worden door HeCo-GVB verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de aanmelding tot lid.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HeCo-GVB de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Uw persoonsgegevens worden door HeCo-GVB opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende het lidmaatschap van de club.
Zie de bijlage voor een beschrijving van de verschillende gegevens, de verwerkingen die deze gegevens ondergaan, de doelen daarvan, de betrokkenen, de belangen, de verwerkingslocaties, de gebruikte technieken/middelen en de bewaartermijnen van elk van de gegevens.
Gebruik van foto’s en video’s op het internet
Tijdens sportevenementen en clubevenementen van HeCo-GVB worden foto- en filmbeelden gemaakt. Deze beelden worden gebruikt voor de twee-maandelijkse nieuwsbrief en voor de website.
In de papieren versie van de nieuwsbrief kunnen namen van de deelnemers bij de foto’s worden geplaatst.
Foto’s en video’s op het internet worden niet van namen voorzien.
Foto’s en video’s op het internet zijn uitsluitend te zien na het invoeren van een wachtwoord.
Het aangaan van het lidmaatschap van HeCo-GVB wordt geacht te omvatten de toestemming voor het plaatsen van foto- en video-beelden van betrokkene in zowel de twee-maandelijkse nieuwsbrief als op internetkanalen waaronder de website van HeCo-GVB.
Bezwaar tegen foto- en videobeelden
Het bovenstaande laat onverlet dat een clublid bij de clubcoach of bij de foto-/videograaf kan aangeven liever niet gefotografeerd te worden.
Er zal vanaf dat moment terughoudendheid worden betracht met het maken van foto- en videobeelden van betrokkene. Echter: HeCo-GVB kan niet garanderen dat betrokkene niet meer op foto’s of video’s zichtbaar zal zijn.
De beëindiging van het lidmaatschap betekent dat betrokkene niet op nieuwe foto’s of video’s zichtbaar zal zijn.
Foto’s en video’s op de website en Youtube worden jaarlijks verwijderd.
Verstrekking aan derdenWij geven persoonsgegevens niet door aan andere partijen, met als uitzonderingen:
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Hiervan uitgezonderd: foto’s en video’s op de website en op Youtube (zie hiervoor).
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
HeCo-GVB bewaart persoonsgegevens gedurende het lopende lidmaatschap.
Foto- en video-beeldmateriaal wordt jaarlijks verwijderd.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van dit Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
HeCo-GVB
Herman Cohen
Pluimeshof 11
1112 GJ Diemen
[email protected]
Bijlage: Gegevensverwerking HeCo-GVB
DoelstellingHeCo-GVB is een informele sportclub met als doelstelling het bevorderen van buitensporten door GVB-medewerkers, in het bijzonder: fietsen, hardlopen en wandelen.
Leden
- Als leden worden geaccepteerd: Medewerkers en oud-medewerkers van GVB
- Als donateur-leden worden geaccepteerd: Familieleden, vriend(inn)en en kennissen van bovengenoemden
Organisatie
HeCo-GVB kent geen formele organisatiestructuur.
- De teamcoach organiseert alle activiteiten (zie onder) en houdt de leden- en financiële administratie actueel.
- Incidenteel verrichten leden en donateur-leden op vrijwillige basis ondersteunende taken, waaronder het bijhouden van de website, het maken van foto’s en video’s, ondersteunen bij de ravitaillering tijdens sportevenementen, en dergelijke.
Bekostiging
Uitgaven van HeCo-GVB worden gedekt door:
- Contributiegelden van leden
- Jaarlijkse subsidie van GVB Exploitatie Amsterdam
- Incidentele sponsoring / advertentiegelden van derden
Activiteiten
Om deze doelstelling te bereiken, ontplooit HeCo-GVB drie typen activiteiten:
- Het faciliteren van de deelname aan sportevenementen door de clubleden
- Het organiseren van kleinschalige sportevenementen voor de clubleden
- Activiteiten om de binding met de club en de andere clubleden te versterken
Ad 1.
Jaarlijks worden lijsten opgesteld met sportevenementen waar de leden aan kunnen deelnemen. Dit betreft sportevenementen door derden georganiseerd. HeCo-GVB faciliteert door voor elk evenement van de lijst een starttijd en startlocatie en eventueel een verzameltijd en -locatie af te spreken. De leden regel zelf hun inschrijving voor het sportevenement.
Incidenteel schrijft de club een aantal leden centraal en/of als groep in, nadat deze leden aan de club-coach te kennen hebben gegeven deel te willen gaan nemen aan het betreffende sportevenement. Voorbeelden hiervan zijn fietstoertochten met een deelnemerslimiet.
Ad 2.
De deelname aan door derden georganiseerde sportevenementen vinden meestal in de weekenden plaats.
Om ook de GVB medewerkers met weekeind-diensten te ondersteunen in hun sportbeleving, organiseert HeCo-GVB circa 20 fietstoertochten uitsluitend voor leden en donateur-leden. Deze tochten worden samen (in groepsvorm) gereden.
Ad 3.
De activiteiten om de binding met de club en met de andere clubleden te bevorderen, omvatten:
- Het bijhouden en publiceren van rangordelijsten (zoals: wie heeft de meeste kilometers gefietst)
- Het organiseren van een jaarlijkse clubavond (waarbij de winnaars van de ranglijsten worden benoemd)
Persoonsgegevens binnen HeCo-GVB
HeCo-GVB gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. De club houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:
- Alleen persoonsgegevens worden gebruikt en verwerkt die nodig zijn voor de doelstelling en activiteiten van HECo-GVB
- De persoonsgegevens die HeCo-GVB verwerkt zijn beschreven in dit Privacybeleid
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
- De club om uw uitdrukkelijke toestemming zal vragen bij elke uitzondering op het hier beschreven privacybeleid
- HeCo-GVB passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
- HeCo-GVB nooit uw persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt (zoals bij een centrale inschrijving bij een sportevenement door derden
- HeCo-GVB op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteert
HeCo-GVB is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit Privacybeleid , of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van clubleden
Persoonsgegevens van clubleden worden door HeCo-GVB verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Administratieve doeleinden
- Communicatie over de sportevenementen en clubevenementen (waaronder inbegrepen ranglijsten ten behoeve van het uitroepen van de jaarlijkse clubwinnaars)
- Inschrijvingen van deelnemers aan sportevenementen
- Het informeren van de clubleden en donateurs d.m.v. nieuwsuitingen, het clubblad en e-mails
Grondslag voor deze persoonsgegevens is de aanmelding tot lid.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan HeCo-GVB de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Voor- en achternaam
- Adres
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geslacht
- Geboortedatum
- Nood-telefoonnummer
- Sportvoorkeur (waaronder: running, fietsen, MTB, wandelen, terrasjes)
Uw persoonsgegevens worden door HeCo-GVB opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende het lidmaatschap van de club.
Zie de bijlage voor een beschrijving van de verschillende gegevens, de verwerkingen die deze gegevens ondergaan, de doelen daarvan, de betrokkenen, de belangen, de verwerkingslocaties, de gebruikte technieken/middelen en de bewaartermijnen van elk van de gegevens.
Gebruik van foto’s en video’s op het internet
Tijdens sportevenementen en clubevenementen van HeCo-GVB worden foto- en filmbeelden gemaakt. Deze beelden worden gebruikt voor de twee-maandelijkse nieuwsbrief en voor de website.
In de papieren versie van de nieuwsbrief kunnen namen van de deelnemers bij de foto’s worden geplaatst.
Foto’s en video’s op het internet worden niet van namen voorzien.
Foto’s en video’s op het internet zijn uitsluitend te zien na het invoeren van een wachtwoord.
Het aangaan van het lidmaatschap van HeCo-GVB wordt geacht te omvatten de toestemming voor het plaatsen van foto- en video-beelden van betrokkene in zowel de twee-maandelijkse nieuwsbrief als op internetkanalen waaronder de website van HeCo-GVB.
Bezwaar tegen foto- en videobeelden
Het bovenstaande laat onverlet dat een clublid bij de clubcoach of bij de foto-/videograaf kan aangeven liever niet gefotografeerd te worden.
Er zal vanaf dat moment terughoudendheid worden betracht met het maken van foto- en videobeelden van betrokkene. Echter: HeCo-GVB kan niet garanderen dat betrokkene niet meer op foto’s of video’s zichtbaar zal zijn.
De beëindiging van het lidmaatschap betekent dat betrokkene niet op nieuwe foto’s of video’s zichtbaar zal zijn.
Foto’s en video’s op de website en Youtube worden jaarlijks verwijderd.
Verstrekking aan derdenWij geven persoonsgegevens niet door aan andere partijen, met als uitzonderingen:
- Ten behoeve van de website van HeCo-GVB worden foto’s en video’s doorgegeven aan de internetprovider van HeCo-GVB. Foto’s en video’s worden niet voorzien van namen van de clubleden en donateurs. Foto’s en video’s op de website van HeCo-GVB zijn uitsluitend te zien ná het invoeren van een wachtwoord. Het wachtwoord wordt uitsluitend verstrekt aan leden van HeCo-GVB. Het wachtwoord zal jaarlijks worden vervangen.
Video’s van HeCo-GVB worden geplaatst op YouTube, maar zijn daar verborgen, en daarmee niet vindbaar voor niet-leden. - Indien voor een sportevenement deelnemers moeten worden ingeschreven door HeCo-GVB, zal HeCo-GVB de bij deze inschrijving gevraagde persoonsgegevens doorgeven. Inschrijving door HeCo-GVB voor een sportevenement gebeurt alleen op verzoek van individuele clubleden en donateurs
Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Hiervan uitgezonderd: foto’s en video’s op de website en op Youtube (zie hiervoor).
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
HeCo-GVB bewaart persoonsgegevens gedurende het lopende lidmaatschap.
Foto- en video-beeldmateriaal wordt jaarlijks verwijderd.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.
- Alle personen die namens HeCo-GVB van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
- We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van dit Privacybeleid nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
HeCo-GVB
Herman Cohen
Pluimeshof 11
1112 GJ Diemen
[email protected]
Bijlage: Gegevensverwerking HeCo-GVB
